Huomioi nämä 6 asiaa, kun suunnittelet turvallisuusjärjestelmien ja niihin liittyvien toiminnallisten prosessien automatisointia
Turvallisuusjärjestelmien ja niihin liittyvien toiminnallisten prosessien automatisointiin ja turvallisuusjärjestelmien tuottaman datan tehokkaampaan hyödyntämiseen on markkinoilla tarjolla erilaisia palvelualustoja.
Olen tarkastellut asiaa alla olevan kuuden kohdan listan avulla.
1. Eri turvallisuusjärjestelmien yhdistäminen yhdeksi loogiseksi kokonaisuudeksi
Parhaimmillaan automatisointia tukevan palvelualustan käyttöönotto ei vaadi muilta osin uusia järjestelmä- ja/tai laitehankintoja, vaan se mahdollistaa jo nykyisen järjestelmä- ja laitekannan tuottaman datan hyödyntämisen. Jos haluat liittää samaan kokonaisuuteen eri toimittajien uusia ja olemassa olevia järjestelmiä ja laitteita, alustan tulee tukea monipuolisesti eri valmistajien järjestelmien ja laitteiden kaksisuuntaisia liitäntöjä automaation mahdollistamiseksi.
2. Toiminnallisten prosessien automatisointi ja optimointi
Toiminnallisten prosessien automatisointi ja optimointi alkaa siitä, kuinka automaattista on eri järjestelmien ja laitteiden liittäminen palvelualustaan. Jos järjestelmien- ja laitteiden tietojen haku liittämisvaiheessa ei ole automaattista, se kasvattaa merkittävästi käyttöönoton kustannuksia ja lisää inhimillisten virheiden mahdollisuuksia. Esimerkiksi pelkästään yhden turvallisuus- tai automaatiojärjestelmän ja siihen liitettyjen tuhansien sensoreiden tietojen automaattinen vienti alustaan säästää merkittävästi aikaa ja ennen kaikkea pienentää huomattavasti käyttöönottokustannuksia.
Kaikkien alustaan liitettyjen järjestelmien ja laitteiden toiminnallinen ja tekninen valvonta tulee olla reaaliaikaista ja automaattista. Kiinnitä huomiota, kuinka helposti pääset porautumaan sensoritasolle asti, kun jossain kohteessa havaitaan automaattisesti jokin tapahtuma tai laitevika. Useiden eri järjestelmien ja myös eri kohteiden monitoroinnissa selkeys, havainnollisuus ja visuaalisuus ovat keskeisiä tekijöitä, jotta tilanne saadaan nopeasti hallintaan.
Automaation myötä eri järjestelmien ja laitteiden ylläpitokustannukset eri kohteissa pienenevät, kun siellä tarvittavat tiedot eri tilanteissa ovat reaaliaikaisesti ja automaattisesti jaettavissa oikeille vastaanottajille. Esimerkiksi automaattisen vikailmoituksen mukana tulevat järjestelmän tai laitteen tekniset- ja asennustiedot varmistavat, että teknisellä asiantuntijalla on heti oikeat välineet mukana kuten tikkaat tai henkilönostin korkealle asennetun laitteen huoltamiseksi.
Paikasta ja ajasta riippumatta palvelualustaa tulee voida käyttää turvallisesti eri päätelaitteilla, niin mobiililla kuin selaimella.
3. Automaattinen ja reaaliaikainen tilannekuva ja toimintaohjeet
Monipuolisten liitäntöjen kokonaisvaltaiseksi hyödyntämiseksi palvelualustan tulee tarjota mahdollisuutta yhdistää tapahtumia ja hälytyksiä eri järjestelmistä ja laitteista sekä muodostaa niiden perusteella älykkäästi toimenpide tai toimenpiteitä. Myös snapshot-kuvien automaattinen liitäntä ja videotallenteiden synkronointi ovat osa tapahtuman reaaliaikaista tai myöhemmin tapahtuvaa verifiointia.
Automaattisen tilannekuvan maksimaaliseksi hyödyntämiseksi tulisi olla myös mahdollista toteuttaa automaattinen viestien ja toimintaohjeiden lähetys reitityssääntöjen mukaisesti perustuen erilaisiin tapahtumiin. Nämä kohdennetut viestit tai esimerkiksi toimintaohjeet tapahtumaan/tilanteeseen liittyen (SOP, Standard Operating Procedures) pitäisi olla mahdollista lähettää niin matkapuhelimeen, sähköpostiin kuin suoraan käyttöliittymäänkin.
4. Reaaliaikainen BI-raportointi päätöksentekoa varten
Jos yrityksesi aikomuksena on käyttää alustan tuottamaa dataa monipuolisesti eri funktioissa ja tasoilla, tarkista kuinka joustavasti eri lähteiden, järjestelmien ja laitteiden tuottamaa dataa voi reaaliaikaisesti ja automaattisesti yhdistää raporteissa, miten yksilöllisten ja monipuolisten raporttien luonti ja jakaminen onnistuvat ja onko käytössä sekä reaaliaikaista dataa että statistiikkaa samanaikaisesti.
Reaaliaikainen ja historiadata tuovat faktaa toiminnan kehittämisen perustaksi ja myös kehitystoimenpiteiden tulosten arviointiin. Datan avulla tunnistat helposti erilaisia ”kipupisteitä”, niin toiminnallisilta kuin teknisiltä osa-alueilta.
Järjestelmien ja laitteiden automaattinen monitorointi yhdistettynä raportointiin kertoo selkeästi eri järjestelmien ja laitteiden käytettävyyden. Viallinen järjestelmä tai laite on aina riski, joko toiminnallisesti tai taloudellisesti. Järjestelmä- ja laitekohtaisista terveystiedoista on hyötyä riskienhallinnassa, kehittämiskohteiden suunnittelussa, kiinteistön teknisen toimivuuden ja turvallisuuden hallinnassa ja myös ylläpito- ja palvelusopimusten vasteiden tarkastelussa.
Käyttäjien kannalta tärkeää on myös BI-raporttien saatavuus. Ovatko raportit käytettävissä 24/7 eri päätelaitteilla tietoturvallisesti? Helppokäyttöisyys lisää BI-raporttien hyödyntämistä merkittävästi.
5. Tiedon ja käytön hallinta
Mitä laajemmin palvelualustaa hyödynnetään organisaation eri tasoilla prosessien optimoinnissa, sitä monipuolisempi ja joustavampi käyttäjähallinnan tulee olla. Käyttäjiä pitää voida ryhmitellä eri tavoin ja yksi käyttäjä voi kuulua eri ryhmiin riippuen vaikkapa hierarkiasta ja sijainnista. Parhaimmillaan käyttäjän palvelut on määriteltävissä yksilöllisesti, jolloin hän saa juuri omaa toimintaansa varten käyttöönsä optimaalisen paketin alustan tarjoamista palveluista.
Palvelualustan käyttäjähallinta automatisoituu, jos se on mahdollista liittää vaikka Microsoft AD:hen (LDAP–liitäntä). Näin esimerkiksi yrityksen HR ylläpitää henkilötietoja, mikä automaattisesti ohjaa yksittäisen henkilön palvelualustan käyttömahdollisuuksia.
Palvelualustan tulee myös täyttää GDPR:n vaatimukset henkilötietoihin liittyen. Palvelualustan tulee tarjota myös lokit ja käyttäjäkohtaiset audit trail –toiminteet siihen liitetyistä järjestelmistä ja laitteista.
6. Käyttötarpeet ja -vaatimukset jatkuvassa muutoksessa
Joustava palvelualusta skaalautuu eri käyttöympäristöihin ja niiden muutoksiin ollen samalla ratkaisu yrityksen sen hetkisiin ja tuleviin tarpeisiin. Esimerkiksi maantieteellisiä alueita, toimipaikkoja, käyttäjätasoja ja -ryhmiä tulisi saada lisättyä joustavasti yrityksen laajetessa ja toimintaympäristön muuttuessa. Liitettävien laitteiden ja järjestelmien määrän tulee yhtä lailla skaalautua.