Uuden palvelualustan hankinnan yhteydessä on hyvä mahdollisuus tarkastella omia, niin to
iminnallisia kuin teknisiä, prosesseja ja kenties samalla myös päivittää niitä. Näin varmistat, että saat tehokkaasti ja täysipainoisesti hyödynnettyä palvelualustan tarjoamat automaation ja digitalisaation edut operatiivisissa ja strategisissa toiminnoissa.
Prosesseja tarkasteltaessa kannattaa miettiä, mitä prosesseja tai niiden osia halutaan automatisoida ja mitä automatisoinnilla tavoitellaan, esim. vähennetäänkö manuaalista työtä, rutiineja ja virhemahdollisuuksia, digitalisoidaanko prosessien dokumentaatio ja tapahtumakohtainen ohjeistus ja/tai mahdollistetaanko itsepalvelua erilaisille käyttäjille.
Automaattisesti ja digitaalisesti liikkuva reaaliaikainen data lisää merkittävästi ulottuvuuksia tiedolla johtamiseen. Kannattaa siis käyttää aikaa sen pohdintaan, minkälaista dataa esim. prosessien erilaisissa tilannekuvissa tarvitaan, miten saatua dataa tulee analysoida ja hyödyntää, ja ketkä kaikki tätä uutta dataa tai siitä jalostettua tietoa tarvitsevat. Lisähyöty siitä, että aikaisemmin manuaalisesti kerättävät tiedot, tilastot ja trendit ovatkin nyt napin painalluksella kaikkien niiden saatavilla, jotka tietoa tarvitsevat, mitä todennäköisimmin yllättää organisaation eri tasot positiivisesti.
Prosessien tarkastelussa kannattaa myös huomioida, että palvelualustan käyttöönotto mahdollistaa uusia toimintatapoja, mitkä tarjoavat erinomaisen mahdollisuuden kehittää prosesseja ja myös liiketoimintaa. Parhaimmillaan palvelualustan tuomat uudet toimintatavat mahdollistavat asiakaskunnan laajentamisen, tuote- ja/tai palveluportfolion monipuolistamisen, kilpailukyvyn parantamisen jne.
Palvelualusta saattaa siis tuoda aivan uudenlaisia tarkastelukulmia olemassa oleviin prosesseihin, kuten käyttämäni Älykäs pysäköintialusta -esimerkki osoittaa. Kiinteistön yksittäisten pysäköintiruutujen perinteisen vuokraamisen sijaan kiinteistölle tarjoutuukin liiketaloudellisia mahdollisuuksia, joista alla muutama esimerkki:
- Pysäköintimalli pysäköintialueella ja/tai -tiloissa on vapaasti kiinteistön päätettävissä. Kiinteässä mallissa pysäköintiruudut ovat nimetyt, dynaamisessa mallissa kaikki ruudut ovat vapaasti valittavissa ja hybridimallissa otetaan käyttöön sekä kiinteitä että dynaamisia pysäköintipaikkoja.
- Pysäköintituotteet, esim. arkipäivä-, arkiyö- ja viikonloppupysäköinti, ja niiden hinnat ovat täysin vapaasti kiinteistön päätettävissä kohderyhmäkohtaisesti. Laajempi pysäköintituoteportfolio kasvattaa potentiaalista pysäköinnin käyttäjien kohderyhmää, vastaa paremmin erilaisiin tarpeisiin ja mahdollistaa pysäköintitilojen käyttöasteen parantamisen.
- Mahdolliset käytössä olevat sähköautojen latauspaikat ja vieraspaikat ovat kiinteistön asiakkaiden vapaasti vuokrattavissa Pysäköintiportaalista, ja paikkojen laskutus tapahtuu automaattisesti sopimusten mukaan. Myös nämä paikat on mahdollista hinnoitella halutulla tavalla.
- Ylibuukkausmahdollisuus on vapaasti valittavissa prosentteina pysäköintitilan ja -alueen kokonaiskapasiteetista. Palvelualustan avulla luotu pysäköinnin tilannekuva ja saatu statistiikka antavat hyvät eväät määritellä ylibookkausprosentti sopivaksi. Kiinteistön on tietenkin mahdollista vaihtaa prosenttia tarpeen mukaan. Näin saadaan tarjonta vastaamaan kysyntää.
- Pysäköintitilojen eri järjestelmien ja laitteiden, kuten kameroiden, puomien, ovien, kulunvalvontajärjestelmien jne., tilatietojen automaattisen valvonnan avulla päästään ennakoimaan huoltotarvetta ja myös mahdolliset vikatilanteet tulevat esiin viiveettä. Tämä varmistaa pysäköintipalveluiden sujuvuuden kustannustehokkaasti ja vaivattomasti.
Päivitettyjen prosessien hyödyt ovat parhaimmillaan heti nähtävissä palvelualustan käyttöönoton jälkeen. Hyvin onnistunut automaatio ja digitalisaatio
- luovat uusia ansaintamahdollisuuksia,
- tehostavat resurssien käyttöä,
- parantavat asiakastyytyväisyyttä,
- tuovat jalostettua dataa liiketoiminnan kehittämiseen,
- vähentävät virheitä ja reklamaatioita ja
- automatisoivat toistuvat rutiinit.
Jos prosessisi tarvitsevat päivittämistä, ota muutosta tekemään myös prosessien eri vaiheita operoivat organisaation jäsenet. Sen lisäksi, että tietämys prosesseista syvenee ja uusien toimintatapojen käyttöönotto tehostuu, myös muutoksen tuomat hyödyt realisoituvat nopeammin, muutosvastarinta kevenee ja viestin kulku paranee.